オンラインカンファレンスとは？開催方法やメリット・デメリットを解説
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ビジネス業界で『オンラインカンファレンス』の需要が高まっています。ここ１．２年でオンラインのビデオ会議ツールが一気に浸透したこともあり、今までリアルイベントとして行っていたカンファレンスがオンライン化する他、オンラインだからこそ実現できるカンファレンスを行う企業も増えてきました。とはいえ、オンラインカンファレンスはまだまだ進化途中ということもあり、手探りの方も多いのではないでしょうか。
そこで、今回は『オンラインカンファレンス』をテーマに、メリットや開催方法等について詳しく解説していきます。
『カンファレンス』はどういう意味？
『カンファレンス』という単語自体、まだ耳慣れない方も多いのではないでしょうか。もともと、医療業界では会議のことをカンファレンスと呼ぶのが一般的です。それが最近になってビジネスの世界でも使われるようになってきました。
しかし、医療業界とビジネス業界では同じ『カンファレンス』でも少々意味が異なります。
ビジネス界におけるカンファレンスは『専門家を招き、外部に開いている規模の大きな会議』を指しているケースがほとんどです。医療業界ではあらゆる会議をカンファレンスと呼びますが、ビジネス業界の場合は小規模な会議をミーティングと呼ぶ方が一般的です。
ミーティングに比べて規模が大きく、外部に開かれていたり、専門性が高かったりと、イベント的な要素が強いものがビジネス界におけるカンファレンスの特徴といえるでしょう。
オンラインカンファレンス需要の背景
オンラインカンファレンスの需要が高まってきたのにはいくつか理由がありますが、その中でも大きいのが『リアル開催の自粛』『オンライン環境の拡充』です。
ご存じの通り、2020年の新型コロナウイルス感染症の流行により、一か所に大人数を集めるイベントは開催が非常に難しくなりました。カンファレンスは比較的動員人数が多いため、新型コロナによって開催自体の難易度が上がってしまっているという現実があります。
その一方、Zoom等のビデオ会議ツールを使用したオンライン会議は一気に広がり、定着しました。通常、新しい技術が定着するまでにはかなりの年月を要するものです。しかし、新型コロナによって必要に迫られた結果、2021年現在ではビジネスに関わる人の大半が何かしらのオンライン会議ツールを使用できるようになりました。
こういった流れを受け、オンラインカンファレンスはビジネスイベントとして注目を集めるようになったのです。
オンラインカンファレンスのメリット・デメリット
オンラインカンファレンスは時流に沿っていますが、メリットもデメリットもあります。開催を検討する際にはメリットとデメリットの両方を把握しておくことが大切です。
オンラインカンファレンスのメリット
オンラインカンファレンスのメリットは主に４つです。
・参加人数の上限がない
・世界中どこにいても参加できる
・専門家が参加しやすい
・意見を出しやすい
参加人数の上限がない
オンラインカンファレンスは事実上、参加人数の上限がありません。使用するツールを選んだり、通信環境を整えたりすることで数百人から数万人まで参加することが可能です。
世界中どこにいても参加可能
インターネット環境がある場所であれば、日本どころか世界中どこにいても参加できるのもオンラインカンファレンスの強みです。地方在住や在宅勤務等で今まで移動や宿泊の都合がつかなかった人が参加できるのは大きなメリットといえます。また、参加者の交通費や宿泊代といった経費の節約ができるため、主催の経費節減にもつながります。
専門家が参加しやすい
オンライン化によって参加しやすくなったのは視聴者だけではありません。専門家や講師も参加しやすくなりました。カンファレンスは特に専門的な知識を扱うことが多いため、専門家や講師の存在が不可欠です。オンラインであれば世界中の専門家や講師を招くことができるため、登壇できる専門家の選択肢が増え、カンファレンスそのもののクオリティを上げることができます。
意見を出しやすい
オンラインカンファレンスの特徴として『参加者が意見を出しやすい』というものがあります。リアルのカンファレンスはどうしても意見を出すチャンス・数が限られてしまいますが、オンラインカンファレンスはチャット機能を使うことで誰でも気軽に意見を出すことができます。また、アンケート・投票機能を活用すればその場で集計もできるため、大規模なカンファレンスであっても参加者の意見をそのつど聞きながら展開することが可能です。
オンラインカンファレンスのデメリット
オンラインカンファレンスのデメリットは主に次の３つが挙げられます。
・離脱しやすい
・盛り上がりを共有しづらい
・通信環境を整える必要がある
離脱しやすい
オンラインカンファレンスに限らず、オンラインイベントは『簡単に離脱できる』というデメリットがあります。リアル会場から出るのは目立ちますし勇気がいるものですが、オンライン会場は画面を閉じるだけで離脱できるため、内容が薄かったり、単調だったりすると気軽に抜けられてしまいます。
盛り上がりを共有しづらい
リアル会場の場合は『たくさんの人が一か所にいる』という環境が熱気や一体感を盛り上げてくれますが、オンラインはそうはいきません。いかにして盛り上げるかをしっかり考えた上でプログラムを組まないと参加者が白けてしまい、離脱に繋がってしまうので注意が必要です。
通信環境を整える必要がある
オンラインイベントは開催ハードルが低いと言われていますが、大規模なカンファレンスを行うためにはそれなりの通信環境を整えることが欠かせません。通信環境が悪く繋がらなかった場合、そもそもイベントを開催することができなくなってしまいます。また、オンラインイベントの場合、参加者は自分のデバイス（スマホやタブレット、パソコン等）で見ることが多く、参加者側の通信環境が悪くて見られない、というケースも起こります。
オンラインカンファレンスを行う場合はこれらのメリット・デメリットを把握したうえで企画することが大切です。
オンラインカンファレンスの種類
オンラインカンファレンスには、大きく分けて『完全オンライン』『ハイブリッド』２つの種類があります。それぞれの特徴を解説していきましょう。
完全オンライン
参加者全員がオンラインで参加する形式です。Zoom等のビデオ配信ツールを使用するタイプが主流となっています。リアル会場を用意しないため、大規模会場を手配する場合に比べて経費節減できる箇所が多く、手軽に開催することができます。その一方、参加者の空気感がつかみにくく、参加者同士のコミュニケーションが取りにくいという難点もあります。また、あまりに単調な画面が続くと視聴者が飽きて離脱してしまうため、画面作りやプログラムの流れ等にしっかりと気を配る必要があります。
ハイブリッド
リアル会場を用意してゲストや少数の参加者を招き、会場中継を交えて行う形式です。リアル参加者とオンライン参加者で見え方が異なる点、役割を変えられる点が大きな特徴です。例えば、会場には専門家寄りの参加者を集めてディスカッションし、その様子を中継したり、リアル参加者に実験に参加してもらい、オンライン参加者がその様子を見届けたり、といった工夫ができます。会場手配やカメラワークにこだわることができるのも大きな特徴です。会場とオンラインで見え方も参加方法も異なるため、それぞれの参加者が満足できるようにしっかりコンテンツを作りこむ必要があります。特にオンライン参加者に対しては、単なる会場中継にならないように注意が必要です。
オンラインカンファレンスの開催方法
では、オンラインカンファレンスの開催方法を具体的に解説していきましょう。
規模にもよりますが、オンラインカンファレンスはイベントの要素が強くなるため、会議というよりもイベントというカテゴリで考えることが重要です。
１．5W2Hを考える
まずは開催したいオンラインカンファレンスの５W２Hを考えましょう。
5W2Hとは『why（なぜ）』『what（何で）』『when（いつ）』『where（どこで）』『who（だれが）』『how（どうやって）』『how much（どのぐらいの予算で）』を指します。
Why（なぜ）：オンラインカンファレンスを行う理由・目的です。
What（何で）：研究発表、ディスカッション等、オンラインカンファレンス内で何をやりたいかの内容です。Whyの内容を達成するためにどんな内容が良いかを考えていきましょう。
When（いつ）：開催日時です。
Where（どこで）：会場です。
Who（誰が）：カンファレンスの登壇者を誰にするか、また参加者のターゲットについてです。
How（どうやって）：オンラインカンファレンスにあたって使うツールや通信環境についてです。完全オンラインか、ハイブリッドかの判断基準にもなります。
How much（どのぐらいの予算で）：予算です。
この要素が固まることにより、自社で開催するか（できるか）、イベント会社等に依頼するかが決まっていきます。また、この５Ｗ２Ｈはプロジェクトを進めていくにあたっての指針ともなります。
２．開催に向けて準備を整える
5W2Hが固まったら、それに合わせて具体的な開催企画を立てて、動かしていきます。
特に外部向けのカンファレンスの場合、視聴者の集客も欠かせません。準備にどのぐらいの時間がかかるかは規模や使用する会場、プログラムの内容によっても変わりますが、最低3か月は見ておいた方が良いでしょう。
３．オンラインカンファレンスを開催する
当日はイベント運営同様の体制を整えておきましょう。特に外部に公開するオンラインカンファレンスの場合、段取りやスムーズな流れができているか、通信環境が安定しているかが視聴者の満足度に直結します。
オンラインカンファレンスは自社主催がいい？イベント会社に依頼したほうがいい？
規模にもよりますが、オンラインカンファレンスの場合、イベント会社や配信会社に依頼したほうが安心です。というのも、カンファレンスは数百人～数千人の視聴者がいることが多く、通常の会議と同じツールを使っていると回線が混雑してしまい、つながらなくなるリスクがあるからです。
社内向けの数十人規模であれば自社主催でも可能ですが、社外の方に公開する場合、また参加者が数百名を超える場合は配信会社やイベント会社に依頼するのがおすすめです。
具体的なオンラインカンファレンス事例
ここまでオンラインカンファレンスについてお話ししてきましたが、いまいちピンと来ない方もいらっしゃるかもしれません。
ここからは各企業が主催したオンラインカンファレンスの実例をご紹介しましょう！
AWS summit online
今や世界最大規模の会社となったAmazonのオンラインカンファレンスです。ターゲットはAmazonのサービスであるAWSを使用しているIT技術者、エンジニアなどです。
『5 万人の技術者およびビジネス関係者が参加する日本最大の AWS イベント』という打ち出しの通り、規模も集まった専門家の数も参加者も桁違い！ しかし、各コーナーへの導線がしっかりしているため、膨大なコンテンツがあっても迷うことがありません。
サイトの作りや情報の出し方等、すべてにおいて参考になる要素が詰まっています。
LINE AI DAY 2021
これまた私たちにとってなじみ深い、LINEのオンラインカンファレンスです。今やLINEは単なるSNSではなく、あらゆるサービスと連携しています。そのスタンス通り、LINEのサービスを使っていかに生活を豊かに便利にしていくかにフォーカスしたイベントで、運送、インフラ、店舗ビジネス等、多種多様なセッションが行われました。
Sansan Evolution Week 2021 Spring
名刺管理・顧客管理システムでおなじみのSansan主催のオンラインカンファレンスです。名刺管理はあらゆるビジネスにおいて必須のツール。その在り方を示すように、元スポーツ選手からデジタル庁長官、台湾のデジタル担当大臣まで、多彩な専門家がセッションに登壇しています。
また、参加社によるセールスプロモーションコーナーやスマホを使ったオンライン名刺交換など、自社サービスに根差したコンテンツも盛り込まれています。
Japan Hybrid Conference 2021
こちらは弊社が2021年3月に主催したハイブリッド形式のオンラインカンファレンスです。弊社がイベントプロデュースで実現したい未来のために、これからのオンラインコミュニケーションの展望やプレゼンのノウハウ等についてセッションを行いました。こちらはアーカイブ映像もございますのでぜひご覧ください！
まとめ：オンラインカンファレンスはこれからの外部向けトレンドイベントに
情報があふれ、その真偽が問われる現代。あらゆるジャンルで『専門家の話や学術的裏付けのある話が聞きたい』という需要が高まっています。その意味で、世界中どこからでも専門家を招くことができ、世界中どこにいても参加できるオンラインカンファレンスは今後ますます需要が高まっていくことでしょう。正しい情報を提供することがブランディングに繋がる今、質の高いオンラインカンファレンスは会社だけでなく、業界のイメージアップにもつながる重要なイベントと言えます。ぜひ、開催を検討してみてください。
