オンライン キックオフミーティングの基本会場選定や演出を選ぶコツは？

みなさんこんにちは！宮永です！

500名以上の参加が見込まれるキックオフミーティングを開催するには、それなりのノウハウが必要になります。どのように準備を進めていけばいいのでしょうか。

いつから準備をはじめればいい？

まずは会場を抑える

大規模なキックオフミーティングを開催するうえで最も早く着手すべき準備は、会場の選定・予約です。参加人数や場所によっては、1〜2年前から予約が必要なこともあります。

企画は3ヶ月〜半年前から

キックオフミーティングのコンセプトや企画、大まかなプログラム内容は、規模にもよりますが開催日の半年ほど前には決めておきたいところです。（小規模、簡易的なものであれば3ヶ月前からスタートすることもあります）

会場はどう選べばいい？

数百人、数千人が一箇所に集まるとなると、そもそも選べる会場が限られます。企業のキックオフミーティングでは、遠方の従業員の宿泊場所や懇親会会場も兼ねて、ホテルの大宴会場が使われることがほとんどです。ただし各ホテル、ステージ設営や装飾がどこまで許容されるかなど、施設の状況がそれぞれ違うので注意したいところ。

例えば懇親会一つを開催するのにも、以下のような選択肢・確認事項があります。

　□途中で会場転換をするのか、それとも2つの異なる会場を抑えるのか

　□ホワイエには、参加人数を収容するのに十分なキャパがあるのか

　□シアター形式でやるのか、スクール形式でやるのか

　□懇親会の飲食はブッフェスタイルでやるのか、円卓でやるのか　 etc.

どんなプログラムを実施したいのかによって確認事項が変わってくるため、宴会場を決定する前に、イベント会社に意見を聞いたり、一度レイアウトを引いたりしてもらうことをおすすめします。

参考：ホテルの宴会場を押さえる時に確認するポイント

・天井高はどのくらい？　（設置できるスクリーンサイズに関わります）

・平米数はどのくらい？（ステージやオペ卓を設置する必要があるため、ホテルの公式サイトなどに記載されている収容人数より少なくなります）

・搬入のしやすさは？（搬入EVが小さい、会場から遠い場合は、搬入人員の増員が必要になるケースも）

・何時から設営可能か？（忘れがちですが一番重要。どんなステージが作れるかに大きく関わります）

・他宴会場の押さえ状況は？（他の団体も別会場でイベントを開催している場合、受付時間の重なり具合によってホワイエを使える自由度が変わってきます） ・控室の空き状況は？（事務局、役員、MC役、ゲストの人数によって複数必要な場合もあります

実施前に決めるべきことは？

当日のプログラムや会場装飾以外で準備に時間がかかるものとしては、VTRの制作、従業員に配布する記念品・ノベルティの用意、プログラムや冊子など印刷物の制作などが挙げられます。当日に向けた準備がはじまる3ヶ月前スタートだと間に合わないものも多いので、1年前の企画時点でリストアップし、制作期間や手順を確認しておくとよいでしょう。

どんな演出が効果的なのか？

会場の装飾やプログラムの流れなど、イベントをどう演出するかを決めるうえで、重要なのはキックオフミーティングの目的とコンセプトです。目的に合わせてコンセプトを固め、それを軸にして演出の仕方を検討していきます。

特に、オープニング（つかみ）とエンディング（余韻）が重要です。例えばコンセプトムービーで心をつかみ、集中してプレゼンテーションに耳を傾けるパート、リラックスして懇親会に参加するパートなど、イベント全体の“ストーリー”で緩急をつけて、参加後の余韻を残す——多くの参加者により印象的な体験をしてもらうためには、そうした演出の工夫が欠かせません。